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网络环境下档案著录标准分析
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摘要
随着信息技术的发展、信息量的爆炸式增长,如何有效地开发利用档案信息资源,为用户提供高效服务成为档案部门必须解决的首要难题。档案著录是解决这一难题的有效手段,只有实现著录工作规范化、标准化,编制出高效的检索工具,才能满足开发利用档案信息资源的需求。“美国档案与手稿南”、MARC AMC、EAD分别代表了不同时期的档案著录标准,EAD为网络环境下档案信息资源的交流共享打破了时空限制,对各国档案著录工作标准化均有借鉴意义。
     本文首先回顾了我国档案界对EAD标准研究的概况,总结了档案著录标准及EAD标准的发展历史,本文的主体部分阐述了:
     1.EAD及其相关概念——EAD是模式化表达档案检索工具的内容、形式等各部分结构的一种规范形式,其实质是SGML及XML在档案界的具体应用,也就是说EAD是利用XMl创建的档案领域的标记语言。同时介绍了标记、SGML、XML等概念,以利于读者理解全文;
     2.EAD的功能、特点——EAD具有著录档案资源、提供背景信息、提高检索效率、维护信息安全、促进资源共享的功能;与其它著录标准相比,EAD具有多层次著录、支持全文标引、实用性强、检索能力强的特点;
     3.EAD的元素及属性——主要介绍了EAD头标、前面事项、档案描述三个部分的元素,属性的格式及主要类型;
     4.EAD编码要点——分析了EAD文档的著录结构及层级,提出了应用EAD标准进行著录的实施要点,并简要介绍了在著录过程中可能应用的工具,包括制作型工具、发布型工具、检索型工具和知识型工具:
     5.EAD编码的实施——应用项目化管理的基本理论与思想,构建了EAD编码的流程,包括项目准备阶段、项目实施阶段、项目评估阶段;
     本文的创新之处在于应用项目化管理的基本理论与思想构建EAD著录流程,在充分查找资料与分析调研的基础上,统合运用档案学、管理学、计算机科学等学科的理论与方法,对EAD标准进行了研究与分析,希望本文能对我国档案著录标准化的研究提供一定的参考。
With the development of information technology and the explosive growth in the amount of information, how effectively the development and utilization of archival information resources, to provide users with high-performance file services for the department become the primary problem need to be resolved . Archival arrangement and description are an effective means to solve this problem, and only description in the job standardization, creating of highly efficient EAD finding aid in order to meet the requirements of the development and utilization of resources. "Guide to the United States Archives and Manuscripts", MARC AMC, EAD represents the different times archival description standard, EAD breaks the space-time constraints for the network environment to share information resources and to communicate information. EAD is useful to national archives standardized job for reference.
     The thesis briefly reviewed the domestic studies on EAD standard, summed up the history of the development of archival description standards and EAD standards,then elaborated the main body:
     1.EAD and its related concepts: EAD is the model expression of the contents of the archive finding aid, forms and other parts of the structure , its essence is SGML and XML files at the application of archive field, meaning that use of XML to create the markup languages in the field of archive. At the same time introduce concepts of markup , SGML, XML and so on, in order to facilitate understanding of the full text of the reader.
     2.The functions and characteristics of EAD: description the archival information resources, providing background information, enhancing search efficiency, maintenance of information security and promoting the function of the sharing of resources are the functions of EAD; and compare with other archive description standards , EAD has the characteristics of multi-level description, in support of the full text of description, practical features and strong search capabilities;
     3.The elements and properties of EAD: main introduction elements of of the EAD header , front matter , and the archive description ,the property and the main types of format;
     4.The encoding essentials of EAD: based on the analysis of EAD document instance, put forward the encoding essentials of implementation by use of EAD, and briefly introduced some tools may be possible used in the course of description, including the tools of production , the tools of release, the tools of retrieval and the tools of knowledge;
     5.The implementation of EAD encoding: Apply project management theory and the basic idea, to build the process of EAD encoding, including project preparation stage, the project implementation stage, and the project appraisal stage;
     This thesis applies project management theory and the basic idea, to build the process of EAD encoding,that is the creation of the thesis. Based on collecting, investigations and researches, the author thoroughly used the principles and methods of Archive, Management and Computer science , to research and analyze the EAD standard . The author hopes that it is useful to research and analyze the archive description standards of our country.
引文
[1]段荣婷:《MARC AMC与EAD档案著录标准比较研究》,《情报学报》,2003年第3期。
    [1]张晓林:《元数据研究与应用》,北京图书馆出版社,2001第1版。
    [1]王萍、宋雪雁:《电子档案管理基础》,清华大学出版社,2006第1版。
    [2]牛金芳:《EAD--一种新兴的电子档案著录标准》,《档案管理》,1999年第1期。
    [3]王萍:《国外档案编目编码技术标准发展概述》,《情报科学》,2000年第9期。
    [4]李建立:《美国档案信息全文著录系统--EAD的形成与发展》,《中国档案》,2001年第10期。
    [5]王萍、宋雪雁:《EAD、DC、TEI著录实例及其比较分析》,《图书情报工作》,2006年第12期。
    [6]宋雪雁、王萍、温阳红:《EAD与ISAD(G)的映射关系及其在中文档案著录中的应用》,《情报科学》,2005年第8期。
    [1]段荣婷:(MARC AMC与EAD档案著录标准比较研究》,《情报学报》,2003年第3期。
    [2]杨峰、张晓林:《档案描述编码格式的发展和实施》,《情报理论与实践》,2001年第4期。
    [3]徐维:《EAD--构架档案资源网上共享的桥梁》,《中国档案》,2000年第9期。
    [4]于进川、姚乐野:《EAD标准及其改进设计--网络环境下档案著录标准研究》,《情报杂志》,2003年第10期。
    [5]Dooley、Jackie M:Encoded Archival Description:Context,Theory,and Case Studies.,Chicago:Society of American Archivists,1998。
    [6]Daniel V·Pitti、Wendy M·Duff:Encoded Archival Description on the Internet Binghamton,NY:Haworth Information Press,2001.
    [7]Dow、Elizabeth H:Creating EAD-Compatible Finding Guides on Paper,Lanham,MD:Scarecrow Press,2005.
    [1]刘嘉:《元数据导论》,华艺出版社,2002年1月第1版,第43页。
    [2]这一概念采用的是行业标准《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)中的解释。
    [3]冯惠玲:《电子文件管理教程》,中国人民大学出版社,2002年第2版,第72页。
    [4]国际档案理事会档案著录特别委员会:国际档案著录规则(总则)(ISAD(G)),1993年1月。
    [5]张正强、卞刚:《现代档案著录概念的研究》,《中国档案》,1999年第9期。
    [6]王萍:《国外档案编目编码技术标准发展概述》,《情报科学》,2000年第9期。
    [1]王萍:《国外档案编目编码技术标准发展概述》,《情报科学》,2000年第9期。
    [1]王红印:《档案描述编码格式(EAD)的发展与现状》,《第十八届全国计算机信息管理学术研讨会论文集》。
    [2]Daniel V·Pitti:Encoded Archival Description An Introduction and Overview,D-Lib Magazine,1999.11。
    [3]王红印:《档案描述编码格式(EAD)的发展与现状》,《第十八届全国计算机信息管理学术研讨会论文集》。
    [1]SAA档案编码描述格式工作小组、国会图书馆MARC标准及网路发展办公室著,后设资料工作组译:《档案编码描述格式标准元素辞典》,2002年版。
    [2]赵亮:《元数据规范应用框架与编码》,《元数据与图书馆》,上海科学技术文献出版社,2005年,第55页。
    [1]杨峰、张晓林:《档案描述编码格式的发展和实施》,《情报理论与实践》,2001年第4期。
    [2]叶培华、王萍:《编码档案著录标(EAD)的开发实施和评价》,《现代图书情报技术》,2004年第3期。
    [1]电子档案著录标准(EAD)应用实证:参见http://www.jluead.org.cn/
    [1]段荣婷:《浅谈网络环境下的档案著录》,《档案》,2000年第6期。
    [2]王晓源、徐刚:《档案标准化工作的实践意义》,《档案与建设》,2003年第4期。
    [1]武军:《试述档案工作标准化》,《郑州铁路职业技术学院学报》,2003年第15卷第4期。
    [2]于进川、姚乐野:《EAD标准及其改进设计--网络环境下档案著录标准研究》,《情报杂志》,2003年第10期。
    [1]刘嘉:《元数据导论》,华艺出版社,2002年1月第1版,第63页。
    [1]宋雪雁、王萍、温阳红:《EAD与ISAD(G)的映射关系及其在中文档案著录中的应用》,《情报科学》,2005年第8期。
    [2]段荣婷:《MARC AMC与EAD档案著录标准比较研究》,《情报学报》,2003年第3期。
    [1]王萍、宋雪雁:《EAD、DC、TEI著录实例及其比较分析》,《图书情报工作》,2006年第12期。
    [2]吴开平、蔡娜:《EAC--一种新兴的形成者著录标准》,《档案与建设》,2005年第10期。
    [1]Online Archive of California Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description.
    [2]徐维:《EAD--构架档案资源网上共享的桥梁》,《中国档案》,2000年第9期。
    [1]潘连根:《数字档案馆元数据编制--数字档案馆研究之六》,《浙江档案》,2004年第8期。
    [2]潘连根:《数字档案馆元数据编制--数字档案馆研究之六》,《浙江档案》,2004年第8期。
    [1]张正强、卞刚:《现代档案著录的原则与原理》,《中国档案》,1999年第10期。
    [2]宋雪雁、王萍、温阳红:《EAD与ISAD(G)的映射关系及其在中文档案著录中的应用》,《情报科学》,2005年第8期。
    [3]张正强、卞刚:《现代档案著录的原则与原理》,《中国档案》,1999年第10期。
    [1]OAC Working Group:Online Archive of California Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description.
    [1]张晓林:《元数据研究与应用》,北京图书出版社,2001,P144。
    [2]关于EAD元素及属性的详细说明可以参考《档案编码描述格式标准元素辞典》。
    [1]薛四新、杨艳、黄存勋:《现代档案管理基础》,机械工业出版社,2007年8月第1版,第241页。
    [1]参见Katherine M.Wisser,NCEAD Best Practice Guidelines EAD 2002,May 2005。
    [1]Katherine M·Wisser:《EAD Tools Survey》,2005年8月。
    [1]Katherine M·Wisser:EAD Tools Survey,2005年8月。
    [1]于进川、姚乐野:《EAD标准及其改进设计--网络环境下档案著录标准研究》,《情报杂志》,2003年第10期。
    [1]何强:《浅议网络环境下的档案著录标准》,《档案》,2007年第1期。
    [1]张晓林:《元数据研究与应用》,北京图书馆出版社,2001版
    [2]刘嘉:《元数据导论》,华艺出版社,2002年1月第1版
    [3]冯惠玲:《电子文件管理教程》,中国人民大学出版社,2002年第2版
    [4]薛四新、杨艳、黄存勋:《现代档案管理基础》,机械工业出版社,2007年8月第1版
    [5]王萍:《电子档案管理基础》,清华大学出版社,2006年2月第1版
    [6]缪其浩主编:《元数据与图书馆》,上海科学技术文献出版社,2005年版5月第1版
    [7]戴维·比尔曼著,王健等译:《电子证据--当代机构文件管理战略》,中国人民大学出版社,2000年10月第1版
    [8]李国庆:《数字档案馆概论》,中国档案出版社,2001年版
    [9]张朝明等:《XML开发典型应用:数据标记、处理、共享与分析》,电子工业出版社,2008年1月第1版
    [1]段荣婷:《MARC AMC与EAD档案著录标准比较研究》,《情报学报》,2003年第6期
    [2]牛金芳:《EAD一种新兴的电子档案著录标准》,《档案管理》,1999年1月
    [3]王萍:《国外档案编目编码技术标准发展概述》,《情报科学》,2000年第9期
    [4]李建立:《美国档案信息全文著录系统--EAD的形成与发展》,《中国档案》,2001年第10期
    [5]王萍、宋雪雁:《EAD、DC、TEI著录实例及其比较分析》,《图书情报工作》,2006年第12期
    [6]宋雪雁、王萍、温阳红:《EAD与ISAD(G)的映射关系及其在中文档案著录中的应用》,《情报科学》,2005第8期
    [7]杨峰、张晓林:《档案描述编码格式的发展和实施》,《情报理论与实践》,2001年第4期
    [8]徐维:《EAD--构架档案资源网上共享的桥梁》,《中国档案》,2000年第9期
    [9]于进川、姚乐野:《EAD标准及其改进设计--网络环境下档案著录标准研究》,《情报杂志》,2003年第10期
    [10]张正强、卞刚:《现代档案著录概念的研究》,《中国档案》,1999年第9期
    [11]王红印:《档案描述编码格式(EAD)的发展与现状》,《第十八届全国计算机信息管理学术研讨会论文集》
    [12]赵亮:《元数据规范应用框架与编码》,《元数据与图书馆》,上海科学技术文献出版社,2005年5月第1版
    [13]叶培华、王萍:《编码档案著录标(EAD)的开发、实施和评价》,《现代图书情报技术》,2004年第3期
    [14]潘连根:《数字档案馆元数据编制--数字档案馆研究之六》,《浙江档案》,2004年第8期
    [15]吴开平、蔡娜:《EAC--一种新兴的形成者著录标准》,《档案与建设》,2005年10月
    [16]张正强、卞刚:《现代档案著录的原则与原理》,《中国档案》,1999年第10期
    [17]何强:《浅议网络环境下的档案著录标准》,《档案》,2007年第1期
    [18]段荣婷:《浅谈网络环境下的档案著录》,《档案》,2000年第6期
    [19]武军:《试述档案工作标准化》,《郑州铁路职业技术学院学报》,2003年第12期
    [20]王晓源、徐刚:《档案标准化工作的实践意义》,《档案与建设》,2003年第4期
    [21]刘静一:《解读美国数字档案馆的核心技术--EAD技术》,《档案学通讯》,2003年第3期
    [22]赵梓彤:《元数据在电子文件鉴定和著录中的应用》,《兰台世界》,2005年 第12期
    [23]何小菁、惠志斌、陈丹丹:《论电子政务档案元数据标准》,《现代图书情报技术》,2003年第6期
    [24]支佐红:《议档案著录标准化工作》,《山西档案》,2004年第2期
    [25]陈丽霖:《英国文件档案管理标准体系典型案例研究及其借鉴》,《山西档案》,2007年第6期
    [26]张文友、徐维:《<国际标准--团体、个人和家族档案规范记录著录规则>的制定及其结构特点》,《档案与建设》,2001年第2期
    [27]刘静一:《80年代以来美国的档案著录标准化工作》,《档案与建设》,2000年第10期
    [28]应海燕:《<档案著录规则>适用性初探》,《兰台世界》,2006年第9期
    [29]邓松碘:《从互联网搜索看档案著录--再论档案计算机著录标引的方法》,《四川档案》,2003年第5期
    [30]周应美:《档案的计算机著录》,《云南档案》,2000年第6期
    [31]陈芙蓉、武永娜:《档案信息化建设中数据描述标准研究》,《档案学研究》,2005年第3期
    [32]张正强:《电子档案著录的研究》,《浙江档案》,2000年第6期
    [33]刘越男:《电子文件著录问题初探》,《档案与建设》,2001年第2期
    [34]刘越男:《关于档案网络检索标准建设的思考》,《档案学通讯》,2003年第6期
    [35]金更达:《国外电子文件元数据标准简介》,《浙江档案》,2004年第11期
    [36]薛春刚、杨智友:《美加档案界对网络环境下档案著录原则的认识》,《档案与建设》,2002年第10期
    [37]王兰成、张文友、田梅:《中国档案置标著录Web检索系统的研究与实现》,《情报学报》,2004年第23卷第5期
    [38]Dooley、Jackie M:Encoded Archival Description:Context,Theory,and Case Studies.,Chicago:Society of American Archivists,1998
    [39]Daniel V·Pitti、Wendy M·Duff:Encoded Archival Description on the Internet,Binghamton,NY:Haworth Information Press,2001
    [40]Dow、Elizabeth H:Creating EAD Compatible Finding Guides on Paper,Lanham,MD:Scarecrow Press,2005
    [41]Daniel V-Pitti:Encoded Archival Description An Introduction and Overview,D-Lib Magazine,1999.11
    [1]国际档案理事会档案著录特别委员会,国际档案著录规则(总则)(ISAD(G)),1993年1月
    [2]SAA档案编码描述格式工作小组、国会图书馆MARC标准及网路发展办公室著,后设资料工作组译:《档案编码描述格式标准元素辞典》,2002年版。
    [3]Katherine M·Wisser,NCEAD Best Practice Guidelines EAD 2002,May 2005
    [4]Katherine M·Wisser,FAD Tools Survey,2005.8
    [5]OAC Working Group,Online Archive of California Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description
    [6]EAD官方网站,http://www.loc.gov/ead/
    [7]电子档案著录标准(EAD)应用实证网站,http://www.jluead.org.cn/

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