电子政务环境下的电子文件及其归档管理
摘要
随着电子政务的发展，政府处理事务过程中产生了丰富的电子文件，电子文件逐渐成为文件的主流，将对政府、社会及大众担负起文件和档案特有的证据价值和文献参考价值。电子文件是电子政府在电子政务系统中开展各种业务活动的原始记录，有保存价值的电子文件将进行归档处理并作为电子档案得到长久保存，以备考查。随着电子政务系统的目趋完善，电子文件保存系统和档案信息管理系统将作为电子政务系统的重要组成部分而得到重视和发展。基于文件产生和保存环境的发展，电子文件的归档工作将不仅仅体现在归档接口处，更将体现在电子文件的生成、采集、保存以及移交等工作过程中。做好文件及其归档管理，就需要对电子政务系统中的电子文件及其保存环境有个宏观的认识和理解。
本文论述了电子政务环境下的电子文件及其归档管理，文章采用了“从外到内”的整体思想和基于工作流程“从前到后”的流程模式，以及同一问题多角度分析的思路。从宏观介绍到微观分析，本文共分为四大部分。
第一部分介绍了电子政务及其相关概念的定义，以最新的角度分析了电子政务四个方面的工作对象和内容。同时从“电子化”和“信息共享”两个角度分析了电子政务所实现的协同工作平台，及其对文件管理工作的影响；
第二部分从宏观上介绍了电子政务系统中的电子文件，从不同的角度出发介绍了电子文件的类型、产生、采集及其保存环境。同时，分析了电子政务系统中电子文件管理的系统和组织要求，并得出了实现电子文件系统化管理的步骤；
第三部分是电子政务系统中的电子文件归档，详细分析了电子文件归档工作，包括前期在政务系统中实施的理论思想和工作流的引入，到归档流程的控制管理，最后保存入档案信息管理系统中，实现了从文件整个生命周期的角度关注的文件归档工作的完成。
第四部分主要分析了档案信息管理系统的功能需求，可通过电子文件档案数据中心的建立和相关数据交换技术的应用来实现电子文件的海量存储和异构交换问题，满足电子政务环境中电子文件及其归档后的管理需求。
With the advent of the development of Electronic Government, there are multiple electronic records in the course of the government affairs, and the electronic records will be the main flow of all the records and will have the responsibility as the credence and original evidence to the government, society and people. Therefore, the records that have the long-term value will be the archives. With the better electronic government system, the electronic records preservation system and the archive information management system will be the important part of it and will attract more attention to achieve development. Because of the development of the environment of the record making and preserving, archiving management are not only relate to the joint of the records work and the archives work, but also the whole lifecycle of the electronic records, such as making, capturing, preserving and transferring etc.
The dissertation discusses the electronic records and its archiving management in the electronic government system environment. There are the integration mind (outside to inside) and the flow mode (former to later) to analyze the theme throughout the whole dissertation. The whole dissertation consists of four parts:
Part 1 expounds the meaning of electronic government affairs and the relational concepts, the deeper understanding of the electronic government system, and analyzes the interoperable working frame from the two points of electron and information.
Part 2 introduces the electronic records in the environment of electronic government affairs, the type, producing, capturing and preserving. And analyzes its requirements of system and organize, carries out the steps to manage the electronic records systematically.
Part 3 analyzes the archiving work particularly, including the theory and workflow in the electronic government affair system, the management of archiving flow, and the preserving in the archives information management system. All these carry out the archiving work.
Part 4 analyzes the requirements of the archives information management system, the building of electronic records and archives center, and the problems of data preserving and exchanging in the electronic government environment.
本文论述了电子政务环境下的电子文件及其归档管理，文章采用了“从外到内”的整体思想和基于工作流程“从前到后”的流程模式，以及同一问题多角度分析的思路。从宏观介绍到微观分析，本文共分为四大部分。
第一部分介绍了电子政务及其相关概念的定义，以最新的角度分析了电子政务四个方面的工作对象和内容。同时从“电子化”和“信息共享”两个角度分析了电子政务所实现的协同工作平台，及其对文件管理工作的影响；
第二部分从宏观上介绍了电子政务系统中的电子文件，从不同的角度出发介绍了电子文件的类型、产生、采集及其保存环境。同时，分析了电子政务系统中电子文件管理的系统和组织要求，并得出了实现电子文件系统化管理的步骤；
第三部分是电子政务系统中的电子文件归档，详细分析了电子文件归档工作，包括前期在政务系统中实施的理论思想和工作流的引入，到归档流程的控制管理，最后保存入档案信息管理系统中，实现了从文件整个生命周期的角度关注的文件归档工作的完成。
第四部分主要分析了档案信息管理系统的功能需求，可通过电子文件档案数据中心的建立和相关数据交换技术的应用来实现电子文件的海量存储和异构交换问题，满足电子政务环境中电子文件及其归档后的管理需求。
With the advent of the development of Electronic Government, there are multiple electronic records in the course of the government affairs, and the electronic records will be the main flow of all the records and will have the responsibility as the credence and original evidence to the government, society and people. Therefore, the records that have the long-term value will be the archives. With the better electronic government system, the electronic records preservation system and the archive information management system will be the important part of it and will attract more attention to achieve development. Because of the development of the environment of the record making and preserving, archiving management are not only relate to the joint of the records work and the archives work, but also the whole lifecycle of the electronic records, such as making, capturing, preserving and transferring etc.
The dissertation discusses the electronic records and its archiving management in the electronic government system environment. There are the integration mind (outside to inside) and the flow mode (former to later) to analyze the theme throughout the whole dissertation. The whole dissertation consists of four parts:
Part 1 expounds the meaning of electronic government affairs and the relational concepts, the deeper understanding of the electronic government system, and analyzes the interoperable working frame from the two points of electron and information.
Part 2 introduces the electronic records in the environment of electronic government affairs, the type, producing, capturing and preserving. And analyzes its requirements of system and organize, carries out the steps to manage the electronic records systematically.
Part 3 analyzes the archiving work particularly, including the theory and workflow in the electronic government affair system, the management of archiving flow, and the preserving in the archives information management system. All these carry out the archiving work.
Part 4 analyzes the requirements of the archives information management system, the building of electronic records and archives center, and the problems of data preserving and exchanging in the electronic government environment.
引文
1 刘家真．电子文件管理理论与实践．北京：科学出版社，2003
2 孙淑扬，邱晓威．档案计算机管理教程．北京：中国人民大学出版社，1999
3 戴维·比尔曼．电子证据——当代机构文件管理战略．北京：中国人民大学出版社，2000
4 冯惠玲．电子文件管理教程．北京：中国人民大学出版社，2001
5 国家档案局．电子文件归档与电子档案管理概论．北京：中国档案出版社，1999
6 丁海斌．电子文件与电子档案管理．沈阳：辽宁大学出版社，2000
7 [美]B·盖伊·彼得斯．政府未来的治理模式．北京：中国人民大学出版社，2001
8 《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》
9 《深圳市电子文件归档及管理办法》
10 《国家标准：电子文件归档与管理规范))(GB／T 18894—2002)
11 何嘉荪．文档一体化出路在何方．档案学通讯，1996(6)
12 杨霞．从文件生命周期理论看文件、档案管理一体化．档案学通讯，1997(2)
13 严永官．电子文件与文档一体化．秘书之友，2002(5)
14 董相志．谈我国政府办公自动化形态的变迁．信息化建设，2003(7)
15 孙军陵，接晓莉．浅析电子政务的模型和发展．情报杂志，2003(7)
16 专题：我国电子政务的发展．我国电子政务发展概况与趋势．中国信息导报，2003(4)
17 魏力，洪帆．政务建设要处理好信息公开与保密的关系．信息安全与通信保密，2003(6)
18 何振．我国电子政务信息资源的共建与共享——问题、思路与启示．档案学通讯，2003(3)
19 陈祥荣．我国电子政务应强化信息服务．中国信息导报，2003(3)
20 谭雪青．电子政务新框架搭起新舞台．电子商务，2003(1)
21 王健．电子政务核心信息资源地管理“黑洞”与“补漏工程”——从档案管理的角度审视电子政务建设的缺失与隐患．北京档案，2003(4)
22 林林．政府信息门户(GIP)在电子政务中的应用．情报科学，2003(7)
23 吴志宏，董蔷编译．瑞士联邦档案馆的电子文件归档系统实施概要．档案与建设，2003(3)
24 王贺芹．电子文件及电子档案管理初探．现代图书情报技术，2002年年刊
25 许剑勇，邵世煌，蒲芳．基于安全的电子公文交换系统．计算机应用，2003(1)
26 刘永．电子文件的螺旋式生命周期．档案管理，2003(1)
27 刘越男．电子文件管理流程的变化及其引发的思考．中国档案，2002(7)
28 冯惠玲．电子文件与纸质文件管理的共存与互动．中国档案，2003(12)
29 叶建英．谈“文档一体化”归档关口的设置．山西档案，2000(6)
30 刘越男．电子文件管理流程的变化及其引发的思考．中国档案，2002(7)
31 蔡学美．电子文件归档问题研究的侧重点．档案学研究，2001(2)
32 李利，李玮．EDM档案管理系统的设计与开发．现代图书情报技术，2002(3)
33 吕筱芬．电子档案原始性、完整性、真实性的保障体系．中国档案，2002(4)
34 段荣婷．XML在电子文件元数据管理中的应用．图书情报知识，2002(6)
35 孙书，黄奕华，朱识．电子政务与政府部门办公自动化的实施．广东水利水电，2004(4)
36 任国栋，施化吉，鞠时光．基于工作流图的办公自动化系统的设计和实现．江苏大学学报，2002(7)
37 姚俊，孙济庆．基于XML的中间件技术在档案信息系统中的应用．华东理工大学学报，2002(6)
38 陈扬扬．一个基于XML的Web信息源集成方案．计算机工程与应用，2001(10)
39 孙济庆．硕士毕业论文．基于XML的中间件技术在档案信息管理系统中的应用．2002
40 孔庆东．网络环境下的实时归档．中国档案报，2001年10月29日第003版
41 我国首家电子文件归档、电子档案管理实际运行系统在杭问世．中国档案报，2001年1月15日第001版
42 中科院软件研究所万里红电子政务平台总体设计组．关注电子政务．中国计算机报：http://www.superred.com.cn/mtbdl.htm
43 全球视野中的我国电子政务：http://it.e356.com/digests.asp?digestid=115
44 电子政府解决方案：http://www.wjwto.com/service/project/EGov.asp
45 李磊．电子政务概述．中国电子政务研究中心：http://www.e-gov.net.cn/expert/lilei/5.htm
46 首都信息发展股份有限公司政府事业部．计算机世界网-电子政务的基本内容和技术框架：http://www.ccw.com.cn/htm/net/seminar/01_4_9_5.asp
47 电子政务平台解决方案：http://www.sinosoftgroup.com/pingtai/source/solution/dianZiZhengWuJieJueFangAn.html
48 分布式数据交换与共享——解决方案：http://www.thtec.corn/produce/produce_zw_fb.asp
49 数据交换中心的方案设计：http://www.weg.org.cn/61.htm
50 工作流管理与事务服务设计：http://www.weg.org.cn/56.htm
51 工作流是什么：http://www.ee-forum.org/wf0.html
52 深圳数字档案馆信息采集：http://www.szdaj.gov.cn/szdag/YYXT1.ASP
53 数据交换中心的方案设计：http://www.weg.org.cn/61.htm
54 工作流管理与事务服务设计：http://www.weg.org.cn/56.htm
55 《基于XML的电子公文格式规范》：http://www.egs.org.cn/upload/WG1.pdf
56 网上办公与公文流转：http://www.scit.edu.cn/ganbupeixun/kc/5.htm
57 九州科瑞软件电子公文交换系统简介：http://www.jiuzhou.com.cn/zgs/keyway/keyway8-1.htm
58 鼎天软件电子公文交换系统：http://www.echinagov.com/article/articleshow.asp?ID=3062
59 鼎天数据交换平台解决方案：http://www.grp.com.cn/fazx/fazx_view.asp?id=307
60 Creating and maintaining proper systems for electronic record keeping: http://www.ctg.albany.edu/publication/reports/proper_systems/proper_systems.pdf
61 Record keeping policy: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/overview/rk_policy.pdf
62 Record keeping framework: http://www.archives.govt.nz/statutory_regulatory/frameworks/recordkeeping/html
63 System requirements for archiving electronic records: http://www.prov.vic.gov.au/vers/standards/pros9907/99-7-1.pdf
64 Agreement for the maintenance of electronic public records and archives by government agencies. Archives New Zealand, http://www.archives.govt.nz/statutory_regulatory/er_policy/chapter_3.html
65 The Archives New Zealand Policy for the management, selection and preservation of the Electronic Public Record. Archives New Zealand's Electronic Records Policy, http://www.archives.govt.nz/statutory_regulatory/er-policy/introduction_frame.html
66 E-Government Policy Framework for electronic records management, 2001.6 http://www.e-envoy.gov.uk/assetRoot/04/00/39/76/04003976.pdf
67 Victorian Electronic Records Strategy Final Report http://www.prov.vic.gov.au/vers/published/final/3electro.htm
68 Expanding Transfer Options for Electronic Records: http://www.archives.gov/records_management/initiatives/transfer_regulation.html
69 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/erecords/e-gov-framework.pdf
70 http://www.archives.ie/amanagement.htm
71 http://www.archives.gov/records_management/policy_and_guidance/examples._system_functions.html
72 http://www.prov.vic.gov.au/vers/published/final/4archivi.htm
73 http://www.prov.vic.gov.au/vers/published/final/5possibl.htm
2 孙淑扬，邱晓威．档案计算机管理教程．北京：中国人民大学出版社，1999
3 戴维·比尔曼．电子证据——当代机构文件管理战略．北京：中国人民大学出版社，2000
4 冯惠玲．电子文件管理教程．北京：中国人民大学出版社，2001
5 国家档案局．电子文件归档与电子档案管理概论．北京：中国档案出版社，1999
6 丁海斌．电子文件与电子档案管理．沈阳：辽宁大学出版社，2000
7 [美]B·盖伊·彼得斯．政府未来的治理模式．北京：中国人民大学出版社，2001
8 《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》
9 《深圳市电子文件归档及管理办法》
10 《国家标准：电子文件归档与管理规范))(GB／T 18894—2002)
11 何嘉荪．文档一体化出路在何方．档案学通讯，1996(6)
12 杨霞．从文件生命周期理论看文件、档案管理一体化．档案学通讯，1997(2)
13 严永官．电子文件与文档一体化．秘书之友，2002(5)
14 董相志．谈我国政府办公自动化形态的变迁．信息化建设，2003(7)
15 孙军陵，接晓莉．浅析电子政务的模型和发展．情报杂志，2003(7)
16 专题：我国电子政务的发展．我国电子政务发展概况与趋势．中国信息导报，2003(4)
17 魏力，洪帆．政务建设要处理好信息公开与保密的关系．信息安全与通信保密，2003(6)
18 何振．我国电子政务信息资源的共建与共享——问题、思路与启示．档案学通讯，2003(3)
19 陈祥荣．我国电子政务应强化信息服务．中国信息导报，2003(3)
20 谭雪青．电子政务新框架搭起新舞台．电子商务，2003(1)
21 王健．电子政务核心信息资源地管理“黑洞”与“补漏工程”——从档案管理的角度审视电子政务建设的缺失与隐患．北京档案，2003(4)
22 林林．政府信息门户(GIP)在电子政务中的应用．情报科学，2003(7)
23 吴志宏，董蔷编译．瑞士联邦档案馆的电子文件归档系统实施概要．档案与建设，2003(3)
24 王贺芹．电子文件及电子档案管理初探．现代图书情报技术，2002年年刊
25 许剑勇，邵世煌，蒲芳．基于安全的电子公文交换系统．计算机应用，2003(1)
26 刘永．电子文件的螺旋式生命周期．档案管理，2003(1)
27 刘越男．电子文件管理流程的变化及其引发的思考．中国档案，2002(7)
28 冯惠玲．电子文件与纸质文件管理的共存与互动．中国档案，2003(12)
29 叶建英．谈“文档一体化”归档关口的设置．山西档案，2000(6)
30 刘越男．电子文件管理流程的变化及其引发的思考．中国档案，2002(7)
31 蔡学美．电子文件归档问题研究的侧重点．档案学研究，2001(2)
32 李利，李玮．EDM档案管理系统的设计与开发．现代图书情报技术，2002(3)
33 吕筱芬．电子档案原始性、完整性、真实性的保障体系．中国档案，2002(4)
34 段荣婷．XML在电子文件元数据管理中的应用．图书情报知识，2002(6)
35 孙书，黄奕华，朱识．电子政务与政府部门办公自动化的实施．广东水利水电，2004(4)
36 任国栋，施化吉，鞠时光．基于工作流图的办公自动化系统的设计和实现．江苏大学学报，2002(7)
37 姚俊，孙济庆．基于XML的中间件技术在档案信息系统中的应用．华东理工大学学报，2002(6)
38 陈扬扬．一个基于XML的Web信息源集成方案．计算机工程与应用，2001(10)
39 孙济庆．硕士毕业论文．基于XML的中间件技术在档案信息管理系统中的应用．2002
40 孔庆东．网络环境下的实时归档．中国档案报，2001年10月29日第003版
41 我国首家电子文件归档、电子档案管理实际运行系统在杭问世．中国档案报，2001年1月15日第001版
42 中科院软件研究所万里红电子政务平台总体设计组．关注电子政务．中国计算机报：http://www.superred.com.cn/mtbdl.htm
43 全球视野中的我国电子政务：http://it.e356.com/digests.asp?digestid=115
44 电子政府解决方案：http://www.wjwto.com/service/project/EGov.asp
45 李磊．电子政务概述．中国电子政务研究中心：http://www.e-gov.net.cn/expert/lilei/5.htm
46 首都信息发展股份有限公司政府事业部．计算机世界网-电子政务的基本内容和技术框架：http://www.ccw.com.cn/htm/net/seminar/01_4_9_5.asp
47 电子政务平台解决方案：http://www.sinosoftgroup.com/pingtai/source/solution/dianZiZhengWuJieJueFangAn.html
48 分布式数据交换与共享——解决方案：http://www.thtec.corn/produce/produce_zw_fb.asp
49 数据交换中心的方案设计：http://www.weg.org.cn/61.htm
50 工作流管理与事务服务设计：http://www.weg.org.cn/56.htm
51 工作流是什么：http://www.ee-forum.org/wf0.html
52 深圳数字档案馆信息采集：http://www.szdaj.gov.cn/szdag/YYXT1.ASP
53 数据交换中心的方案设计：http://www.weg.org.cn/61.htm
54 工作流管理与事务服务设计：http://www.weg.org.cn/56.htm
55 《基于XML的电子公文格式规范》：http://www.egs.org.cn/upload/WG1.pdf
56 网上办公与公文流转：http://www.scit.edu.cn/ganbupeixun/kc/5.htm
57 九州科瑞软件电子公文交换系统简介：http://www.jiuzhou.com.cn/zgs/keyway/keyway8-1.htm
58 鼎天软件电子公文交换系统：http://www.echinagov.com/article/articleshow.asp?ID=3062
59 鼎天数据交换平台解决方案：http://www.grp.com.cn/fazx/fazx_view.asp?id=307
60 Creating and maintaining proper systems for electronic record keeping: http://www.ctg.albany.edu/publication/reports/proper_systems/proper_systems.pdf
61 Record keeping policy: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/overview/rk_policy.pdf
62 Record keeping framework: http://www.archives.govt.nz/statutory_regulatory/frameworks/recordkeeping/html
63 System requirements for archiving electronic records: http://www.prov.vic.gov.au/vers/standards/pros9907/99-7-1.pdf
64 Agreement for the maintenance of electronic public records and archives by government agencies. Archives New Zealand, http://www.archives.govt.nz/statutory_regulatory/er_policy/chapter_3.html
65 The Archives New Zealand Policy for the management, selection and preservation of the Electronic Public Record. Archives New Zealand's Electronic Records Policy, http://www.archives.govt.nz/statutory_regulatory/er-policy/introduction_frame.html
66 E-Government Policy Framework for electronic records management, 2001.6 http://www.e-envoy.gov.uk/assetRoot/04/00/39/76/04003976.pdf
67 Victorian Electronic Records Strategy Final Report http://www.prov.vic.gov.au/vers/published/final/3electro.htm
68 Expanding Transfer Options for Electronic Records: http://www.archives.gov/records_management/initiatives/transfer_regulation.html
69 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/erecords/e-gov-framework.pdf
70 http://www.archives.ie/amanagement.htm
71 http://www.archives.gov/records_management/policy_and_guidance/examples._system_functions.html
72 http://www.prov.vic.gov.au/vers/published/final/4archivi.htm
73 http://www.prov.vic.gov.au/vers/published/final/5possibl.htm